Wie planst du ein gutes Event? Die fünf wichtigsten Schritte für Veranstalter:innen

Veröffentlicht am March 31, 2026

Ein gutes Event beginnt mit drei Fragen: Was sollen Teilnehmer:innen mitnehmen? Wen willst du erreichen? Und wie erreichst du sie am besten? Wer diese drei Fragen klar beantwortet, hat die Basis für alles andere.

Beim Nürnberg Digital Festival zeigen jedes Jahr Hunderte Veranstalter:innen, wie es geht. Johanna und Elwira aus dem NUEDIGITAL-Projektmanagement-Team kennen die häufigsten Stolpersteine und was ein Event wirklich gut macht.

Diese fünf Schritte machen den Unterschied:

1. Ziel und Zielgruppe definieren

2. Format zur Zielgruppe wählen

3. Location, Speaker:innen und Inhalte planen

4. Event-Dynamik mit einem klaren Bogen gestalten

5. Kommunikation aufbauen, die Commitment schafft

Finde heraus, was hinter jedem Schritt steckt.

Schritt 1: Erst das Ziel, dann alles andere

Bevor du an Location oder Speaker:innen denkst: Was soll mit deinem Event passieren?

Das klingt banal, hat aber große Wirkung. Ein Event, das Inspiration vermitteln will, braucht ein anderes Format als eines, das Wissen aufbaut. Ein Networking-Abend dagegen funktioniert nach anderen Regeln als ein Hands-on-Workshop.

Stell dir daher diese drei Fragen, bevor du weiter planst:

- Was möchte ich mit meinem Event erreichen?

- Wen möchte ich erreichen?

- Wie erreiche ich diese Zielgruppe am besten?

Nimm dir die Zeit, darauf Antworten zu finden. Hast du sie gefunden, dann ist der schwierigste Teil der Planung schon hinter dir.

Schritt 2: Das Format passt zur Zielgruppe – nicht umgekehrt

Du bist völlig frei darin, dein passendes Eventformat zu wählen. Virtuell, hybrid, Präsenz: alles geht. Aber nicht alles funktioniert leider gleich gut.

Ein virtuelles, rein digital stattfindendes Event wie ein Webinar zum Beispiel, funktioniert oft gut am Vormittag oder am späten Nachmittag. Denn Menschen können es dann leichter in ihren Arbeitstag einbauen. Dabei lässt sich außerdem eine Dreiviertelstunde Webinar um elf, viel leichter rechtfertigen als drei Stunden auf einer Veranstaltung.

Ein hybrides Event, also eine Mischung aus digital und vor Ort ist möglich, aber aufwendig. Einfach die laufende Veranstaltung abzufilmen und zu streamen reicht nicht. Die Online-Teilnehmenden brauchen echten Mehrwert und echte Interaktion, sonst verlierst du sie in der ersten Viertelstunde.

Bei einem Vor-Ort-Event funktioniert Nachmittag oder früher Abend erfahrungsgemäß gut. Die Leute schließen ihren Arbeitstag ab, kommen zu dirund es endet idealerweise bei einem lockeren Networking. Aus dem einfachen Grund, dass es sich nicht wie Pflicht anfühlt, sondern wie ein gelungener Tagesabschluss.

Achtung: Wer Leute mit Expertenwissen einlädt, fängt nicht bei Adam und Eva an. Ein Hands-on-Workshop trifft eine erfahrene Zielgruppe besser als jeder Frontvortrag.

Schritt 3: Location, Speaker:innen, Inhalte – die Bausteine

Hast du eigene Räumlichkeiten? Dann nutze sie. Ein Event im eigenen Unternehmen gibt Einblick, ist authentisch und hat oft den Charme, den ein austauschbarer Konferenzraum nicht hat.

Falls es nicht möglich ist: Das Festival hat über die Jahre ein großes Netzwerk an Locations aufgebaut, die wissen, was ein Festival-Event braucht. Sprich das Team einfach an und der Kontakt lässt sich herstellen.

Das Gleiche gilt für Speaker:innen: Gibt es interne Expert:innen, die ihr Wissen teilen können? Oder braucht es externe Stimmen? Beides funktioniert. Hauptsache, es passt zum Thema und zur Zielgruppe.

Wer die Speaker:innen frühzeitig plant, der kann direkt die Inhalte kommunizieren und die Vorfreude der Teilnehmer:innen anfeuern. Ein wichtiger Punkt, der beim nächsten Schritt relevant wird.

Schritt 4: Events, die einen Bogen bauen, bleiben im Gedächtnis

Teilnehmer:innen kommen nicht, um sich hinzusetzen, einen Vortrag anzuhören und wieder zu gehen. Zumindest nicht gerne.

Ein gutes Event hat einen Bogen. Es fängt mit einer Ankommenssituation an: die Zeit, in der man sich umschaut, Kaffee holt, erste Gespräche aufnimmt. Und geht dann über in den inhaltliche Teil. War dieser gut, will man noch darüber reden. Genau dafür ist dann im Anschluss ein Q&A oder das anschließende Networking da.

Das klingt selbstverständlich. Ist es aber nicht immer. Wer diesen Bogen bewusst plant, hat fast automatisch ein besseres Event.

Schritt 5: Kommunikation schafft Commitment

Hier liegt einer der häufigsten Fehler: Ein Event gut zu planen und dann einfach abzuwarten, ob die Angemeldeten auch wirklich kommen.

Was nicht unbedingt der Fall ist. Die No-Show-Rate beim Festival liegt erfahrungsgemäß bei 40 bis 50 Prozent. Das ist keine schlechte Nachricht, sondern die Realität eines großen Festivals im Sommer, bei dem sich die Leute für viele Events gleichzeitig anmelden können.

Zwei Konsequenzen daraus:

Überbuche dein Event. Wenn du 100 Personen in deinem Raum haben willst, lass 150 bis 180 Anmeldungen zu. Die Erfahrung zeigt: Zu viele kommen trotzdem fast nie.

Bleib mit deinen Teilnehmer:innen in Kontakt. Über die Festivalplattform kannst du ihnen ganz leicht Nachrichten schicken. Zum Beispiel zwei Wochen vorher eine kurze Mail: Was erwartet sie, wer spricht, wie kommen sie zu dir. Eine Woche vorher empfehlen wir nochmal. Das System schickt automatisch 24 Stunden vorher eine Erinnerung, aber deine persönliche Mail ist wichtiger. Sie zeigt, dass hinter dem Event ein Mensch steckt, der sich auf die Teilnehmer:innen freut.

Deine Event-Beschreibung entscheidet mit

Bevor die Teilnehmer:innen kommen können, müssen sie jedoch das Event finden und sich anmelden wollen. Dafür ist die Beschreibung auf der Festivalplattform entscheidend.

Der Titel zeigt sofort, worum es geht. Nicht irgendwie, sondern klar: Das ist das Thema, da fühle ich mich angesprochen (maximal 100 Zeichen).

Die Kurzbeschreibung (maximal 160 Zeichen) ist kein Infotext, vielmehr ist sie ein Snack. Sie macht neugierig und sollte die Zielgruppe direkt ansprechen.

Die Eventbeschreibung darf dagegen ausführlicher sein und sollte als Einladung klingen, nicht als Ankündigung. Darin sollte enthalten sein, wer kommt, was sie erwarten können und warum sich die Teilnahme lohnt. Keywords helfen dabei, dass das Event im Programm auch gefunden wird.

Das Vorschau-Bild bitte in 3:2-Format, sonst werden die Ränder abgeschnitten. Es sollte dazu beitragen, dass die richtige Zielgruppe stehenbleibt, nicht scrollt.

Häufige Fragen auf einen Blick

Wie hoch ist die No-Show-Rate beim Nürnberg Digital Festival?

Erfahrungsgemäß erscheinen 40 bis 50 Prozent der Angemeldeten nicht zum Event. Das ist typisch für ein großes Sommerfestival, bei dem sich Teilnehmer:innen für viele Veranstaltungen gleichzeitig anmelden.

Wie viele Anmeldungen sollte ich zulassen, wenn ich 100 Personen erwarte?

150 bis 180 Anmeldungen. Die Erfahrung aus den letzten Jahren zeigt, dass trotz Überbuchung fast nie zu viele Leute tatsächlich erscheinen.

Wann soll ich Reminder-Mails an Teilnehmer:innen schicken?

Zwei Wochen vor dem Event, eine Woche davor und dann nochmal kurz vor dem Tag. Das System der Festivalplattform verschickt automatisch 24 Stunden vorher eine Erinnerung. Persönliche Mails von dir sind trotzdem wichtiger: Sie zeigen, dass hinter dem Event ein Mensch steckt.

Kann ich beim Nürnberg Digital Festival auch ein virtuelles Event einreichen?
Ja. Virtuelle Events, zum Beispiel als Webinar, funktionieren gut, besonders am Vormittag oder am späten Nachmittag, wenn Teilnehmer:innen sie in ihren Arbeitstag einbauen können.

Wie lang darf der Titel meines Events auf der Festivalplattform sein?
Maximal 100 Zeichen. Die Kurzbeschreibung ist auf 160 Zeichen begrenzt. Bilder bitte im Format 3:2 hochladen, sonst werden die Ränder abgeschnitten.

Los geht's!

Noch kein Event eingereicht oder noch Fragen zur Planung? Melde dich gerne bei uns. Wir schauen gemeinsam drauf - egal ob es um Format, Timing oder technische Anforderungen geht.
Und wenn es dein erstes Event beim Festival ist: Schön, dass du dabei bist! Alle Infos zur Einreichung findest du auf unserer Website: HIER.