Werde Veranstalter beim Nürnberg Digital Festival!

Hier findest du alle Informationen rund um die Planung und Durchführung einer Veranstaltung beim Nürnberg Digital Festival 2019. Bei Fragen kannst du dich jederzeit an Doro wenden.

So geht's: In 8 Schritten zum Event!

1. Inhalte, Speaker & Location

Wir machen dir keine inhaltlichen Vorgaben zu deinem Event – einzig muss es einen Bezug zur Digitalisierung und den damit verbundenen Themen haben. Du brauchst noch Ideen, Input oder eine Location? Wir können dir helfen! Wir haben Themenvorschläge inklusive Speaker und Locationempfehlungen im Großraum Nürnberg/Fürth/Erlangen für dich.

Schreib uns eine E-Mail an events(at)nuernberg.digital und wir lassen dir die entsprechenden Infos zukommen, so dass du direkt Kontakt aufnehmen kannst. 

2. Eventtitel und -beschreibung: Tipps und Tricks

Wenn der Inhalt deines Events steht, stelle sicher, dass du den perfekten Titel und die passende Beschreibung für deine Veranstaltung hast. So sprichst du die gewünschte Zielgruppe an, die richtigen Leute finden dein Event im umfangreichen Festivalprogramm und kommen auf dein Event. Wir haben einen kleinen Guide als Hilfestellung für dich erstellt, schau gleich rein!

3. Zeitpunkt: Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Um den besten Zeitpunkt für dein Event während des #nuedigital zu finden, haben wir eine Programmübersicht zusammengestellt. Hier kannst du prüfen, wann es inhaltlich gleiche oder ähnliche Events gibt, um Überschneidungen zu vermeiden. (Die Programmübersicht ersetzt NICHT den offiziellen Eventkalender des Nürnberg Digital Festival, sondern ist lediglich eine Planungshilfe.)

4. Werte schaffen: Das #nuedigital Fairpreismodell (0-5.000 €)

Du möchtest als Veranstalter Teil des Festivals werden?

Als nicht-gewinnorientiertes Unternehmen leistet das Team des Nürnberg Digital Festival mit seiner Marke für deine Veranstaltung viele Werbemaßnahmen, schafft Reichweite, kümmert sich um die Koordination zwischen allen Akteuren und unterstützt dich bei allen Fragen. Trotz vieler ehrenamtlicher Helfer verursacht dies Kosten, die gedeckt werden müssen, um das #nuedigital auch weiterhin nachhaltig fortführen zu können. Daher bitten wir dich zur Fairness aller Beteiligten um einen kleinen Prozentsatz der Gesamtkosten in Form eines angemessenen Kostenbeitrags. Pro Event liegt diese Kostenbeteiligung bei 0-5.000€.

Zur Erklärung:

Die Idee eines konkreten Modells, das die verschiedenen Ausgangssituationen, egal ob Kleinstakteur oder Global Player, berücksichtigt, schwirrt schon lange in unseren Köpfen und wurde auch von unterschiedlichen Veranstaltern gefordert. Was erstmal sehr simpel klingt, ist in der Umsetzung gar nicht so einfach. Wir haben uns daher entschieden, auf Wunsch einen Rabatt zu gewähren. Wie hoch dieser ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren, wie zum Beispiel Firmengröße, Eventgröße oder dem Mehrwert für die Community ab. Schick uns gerne an events(at)nuernberg.digital, warum genau dein Event Anspruch auf eine Verringerung des Kostenbeitrags hat.

Die exakte Einstufung erfolgt über uns, so wollen wir versuchen, alle mit einzubeziehen und jeder beteiligt sich im eigenen möglichen Rahmen. Darüber hinaus behalten uns das Recht vor, dass wir in besonderen Fällen eine Befreiung der Kostenbeteiligung erteilen. Dies können beispielsweise Events für Kinder & Jugend, Events von gemeinnützigen Einrichtungen, Stammtische oder ähnliche regelmäßige kostenfreie Veranstaltungen, sowie bildungsfördernde Veranstaltungen sein.

Ihr seid absolute Festival-Neulinge und wollt zum ersten Mal am Nürnberg Digital Festival teilnehmen? Ihr habt Fragen oder braucht weitere Infos? Wenn irgendwas unklar ist, melde dich bitte einfach bei Doro!

5. Sei dabei!

Jetzt hast du alle nötigen Infos, um dein Event anzumelden. Hier geht’s zur Eventanmeldung:

Nach dem Abschicken des Formulars erhältst du eine automatisierte Bestätigungs-E-Mail mit deinen Daten. Bitte lösche diese Mail nicht! Sie enthält einen Link, mit dem du immer wieder auf deine Anmeldedaten zugreifen kannst. Über diesen kannst du deine Eventdaten nach und nach vervollständigen, ändern oder aktualisieren. Anhand deiner eingereichten Eventdaten prüfen wir, ob dein Event ins Programm des #nuedigital passt. Sollte etwas unklar sein, kommen wir mit Rückfragen auf dich zu. Andernfalls lassen wir dir direkt den Veranstaltervertrag und weitere Informationen per E-Mail zukommen.

Übrigens: Im Anmeldeformular werden lediglich die Eckdaten zu deinem Event, sowie die Kontaktdaten des Ansprechpartners abgefragt. Alle weiteren Infos solltest du spätestens bis zum 12. April vervollständigen – die perfekte Überleitung zum nächsten Punkt:

6. It's all about deadlines!

Hier findest du alle Deadlines im Überblick. Grundsätzlich gilt: Umso eher wir die Details deines Events kennen, desto besser können wir dein Event promoten.

  • 15. Januar: Event-Anmeldestart (Reiche dein Event fürs #nuedigital 2019 ein)
  • 29. Januar: Veranstalter-Meetup I (Infotreffen für #nuedigital Veranstalter)
  • 6. Februar: Veranstalter-Meetup II (Infotreffen für #nuedigital Veranstalter)
  • 20. März: Schulung Eventtool I
  • 28. März: Schulung Eventtool II
  • 12. April: Anmeldestart für Teilnehmer*innen
  • 12. April: Event-Promo Programm- und Trackheft (Deadline, um mit deinem Event ins Programm-/Trackheft aufgenommen zu werden)
  • 30. April: Anzeigenschluss Programm- und Trackheft
  • 3. Mai: Deadline Werbemittelbestellung (Vorab-Poster, Vorab-Flyer, Sticker)
  • 15. Mai: Deadline Merchandisebestellung (Bestelle #nuedigital Merchandise mit deinem Logo)
  • 31. Mai: Event-Promo #nuedigital Kanäle (Deadline, um mit deinem Event auf den #nuedigital Social Media Kanälen, im Newsletter und im Blog angekündigt zu werden)
  • 3. Juni: Programmheft erscheint       
  • 7. Juni: Deadline Bestellung Goodie Bag-Beilage (Letzte Möglichkeit, um eine Beilage für die offiziellen #nuedigital Goodie Bags zu buchen)
  • 28. Juni: Abgabe der Goodie Bag-Beilage
  • 1. Juli: Event-Promo Website / Event Anmeldeschluss (Deadline, um mit deinem Event im Programm auf der #nuedigital Website zu erscheinen)

Keine Sorge, wir unterstützen dich natürlich und stellen bei den wichtigsten Deadlines sicher, dass du nichts Essenzielles verpasst. Über folgende Kanäle halten wir dich auf dem Laufenden: 

7. Buzz, buzz, buzz!

Sei stolzer Veranstalter und unterstütze uns dabei, auf das Festival aufmerksam zu machen. Verwende unser Co-Branding-Logo und teile auf Social Media, was das Zeug hält – dann kann das Festival kommen!

8. Dein Event auf dem #nuedigital 2019!

In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass es viele Teilnehmer*innen gibt, die sich bei einer ganzen Reihe von Veranstaltungen anmelden, die sie interessieren, auch wenn diese sich zeitlich überschneiden. Bitte beachte deshalb diesen Hinweis: Erfahrungsgemäß liegt die No-Show-Rate bei 20-50 Prozent. Wir empfehlen, dies bei der Planung deiner Veranstaltung mit zu bedenken und ggfs. eine Überbuchung für dein Event zuzulassen. 

Und schon ist es geschafft! Dein Event ist erfolgreich zu Ende gegangen und du warst ganz offiziell Veranstalter auf dem Nürnberg Digital Festival 2019. Bist du nächstes Jahr wieder dabei?