Agilität im Agenturalltag

Hände basteln und schreiben in einer Agentur

Startups erledigen ihre Tasks mit Kanban und Konzerne setzen auf Scrum, um ihre Prozesse zu entschlacken. Im Agenturalltag herrscht aber meist Arbeit auf Zuruf oder chaotisches Push-/Pull-Wirrwarr in dem Verantwortlichkeiten unklar und verwirrend sind. Nach einigen Monaten Disziplin haben wir es geschafft, Scrum erfolgreich in den Agenturalltag einzubinden und davon zu profitieren. Lest hier, wie.

Chaos auf Zuruf

“Kannst du mal schnell das machen?” – “Ja, gib mir fünf Minuten.” – “Nein, nein, jetzt! Lass einfach den anderen Kram, mach den später!” – “Aber da ist doch schon die Deadline für das andere Projekt.” – “Ja, dann müssen wir das halt gleichzeitig machen irgendwie.”

So oder so ähnlich klingt der Alltag in vielen Agenturen. Eigentlich super für den Kunden. Nach dem Next-Come-First-Serve-Prinzip wird immer die neueste Anfrage bearbeitet und nach hinten stauen sich offene Tickets oder Projekte an, die sich im Sand verlaufen. Auch Anrufe á la “Oh Mist, das ist mir wohl irgendwo durchgerutscht” sind das täglich Brot. Der Agenturalltag kann hart sein. Wir müssen flexibel sein, schnell auf Änderungen und noch schneller auf neue Kundenwünsche reagieren, bevor wir die Möglichkeit haben, zu hinterfragen, was unser Kunde eigentlich braucht und was das Beste für das Projekt wäre. Und dann klingelt das Telefon. Die nächste Anfrage kommt und ist wichtiger als das, womit sich gerade alle beschäftigen. Jeder wird irgendwie aus seinem Tunnel gerissen und braucht wieder seine Zeit, umzuschalten. Der Kunde freut sich am Ende. Seine Anfrage wurde mit höchster Priorität von möglichst vielen Leuten gleichzeitig bearbeitet. Das Team der Agentur muss sich aber erstmal wieder einfinden.

“Woran habe ich gerade eigentlich gearbeitet?”

Wenn man nur kurz darüber nachdenkt, wird schnell eine Stimme laut, die da meint: “Wir sind doch hoch-agil, reagieren schnell auf Kundenwünsche und sind in allem, was wir machen, superflexibel.” In irgendeiner Form erfüllt eine Agentur die wichtigsten Punkte des agilen Manifests. Der Alltag dreht sich um Individuen und Interaktion, darum, möglichst schnell funktionierende Software zu liefern, eng mit dem Kunden zusammenzuarbeiten und immer schneller auf Änderungen reagieren zu können.

Aber: Die agile Seite des Manifests macht allein noch keinen guten Prozess aus. Wir schätzen diese Seite mehr, es sollten aber auch Werte wie Prozesse, Verträge, Dokumentation und Pläne eine Rolle spielen.

Transparenz schaffen

Schon die geschärfte Vision eines Kunden, wo die Reise hingehen soll und der einhergehende Aufbau eines Backlogs mit Kundenwünschen schafft nach innen und außen Transparenz. Ein Backlog hilft sowohl dem Projektverantwortlichen, als auch dem Kunden, zu priorisieren, den Wert einer Anforderung zu identifizieren und zu entscheiden, welche Features in welcher Reihenfolge umgesetzt werden sollten, um den größtmöglichen Wert zu generieren – und das von Anfang an. Allein mit einem guten Backlog lassen sich viele Punkte in Richtung Dokumentation und Vertragsgrundlagen abdecken. Für jeden sind Anforderungen transparent und priorisiert, ohne dass der nächste Kundenwunsch gleich alles ins Chaos stürzt. Zusätzlich geben wir unserem Kunden somit auch eine Art Qualitätssiegel an die Hand. Plötzlich wird nicht sofort gesprungen und irgendwas in irgendeine Website oder irgendeinen Shop “hineingepfuscht.” Eine agile Herangehensweise ist auch der Schritt hin zu höherer Qualität. Denn innerhalb des Prozesses legt sich ein komplettes Team darauf fest, dem Kunden zu helfen und nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln. Nicht nur eine Stimme am Telefon, die mit Hörer zwischen Ohr und Schulter schnell ein paar Code-Zeilen durchscrollt und irgendwo den “Bug-Fix” eintippt, der beim nächsten Speichern dann an anderer Stelle alles zum Zusammenbruch bringt. Auf der anderen Seite hilft das Commitment eines gesamten Teams auch, Transparenz nach innen zu schaffen. Jeder hat einen Überblick über alle Projekte und kann kurzfristig mal einspringen, sollte ein anderes Teammitglied gerade verhindert sein. Agilität und die damit einhergehende Durchsichtigkeit für jede beteiligte Person schafft somit nicht nur verteiltes Wissen, sondern auch ein komplett neues und vor allem besseres Verständnis für Qualität.

Pinnwand und Karten mit Gesichtern der Mitarbeiter auf einem Tisch

Inspection, Adaption & Team Building

Eine gute Retrospektive kann – unabhängig von der Arbeitsweise und dem dabei verwendeten Prozess – viele Augen öffnen und Stolpersteine identifizieren, die dem Team gerade im Weg liegen, um 100 Prozent zu geben. Einzelne Elemente aus der agilen Welt lassen sich somit auch ohne eine fest eingeführte Methodik wie Kanban oder Scrum verwenden, um die gemeinsame Arbeit an einem Projekt besser und effizienter für alle Teilnehmer zu machen. Es ist wichtig, sich im Team die Zeit zu nehmen, zu reflektieren und die letzten Wochen Arbeit kritisch zu beurteilen. Ein gutes Team sollte sich regelmäßig die Fragen stellen, was gut und schlecht lief und wie es sich selbst weiterentwickeln und verbessern kann. Wichtig ist, dass eine Retrospektive in einem sicheren Umfeld abgehalten wird. Um diesen “Safe-Space” zu generieren und damit die Möglichkeit zur objektiven Inspektion zu haben, müssen oft auch interne Konflikte gelöst werden. Man muss niemanden erzählen, dass geheime Absprachen oder persönliche Kleinkriege Gift für ein gut funktionierendes Team sind. Entsprechend ist der erste Schritt zu einer guten Retrospektive und einer transparenten Arbeitsweise die Abschaffung dieses Kindergartens. Sobald dieser Schritt geglückt ist, kann ein Team ehrlich miteinander umgehen und damit beginnen sich selbst weiterzuentwickeln. Auch trägt es immens zum Team-Building bei, Probleme miteinander geklärt zu haben. Zu Beginn helfen hier einfach Spiele, die positive Vibes schaffen. Am Anfang – und da muss man als Scrum Master oder agiler Coach durch – wird es für das Team unangenehm sein, ein Mitglied vor versammelter Mannschaft zu loben oder diesem Komplimente zu machen. Sobald die erste Runde aber durch ist, sind plötzlich alle etwas glücklicher und gehen mit einem gutem Gefühl nach Hause.

Also wie werden wir jetzt agil als Agentur?

Es ist toll, wenn sofort gesprungen wird, sobald das Telefon klingelt. Langfristig bedeutet das aber oftmals Frust für das Team und ständiges hin und her Springen zwischen Projekten. Wir haben uns bei Fewclicks für Scrum entschieden. Mit kurzen Sprints und einem breit aufgestellten Team können wir so flexibel und schnell auf wechselnde Anforderungen unserer Kunden reagieren, haben aber auch genug Struktur, um uns nicht in Chaos zu verlieren. Durch die iterative Vorgehensweise bei Scrum haben wir feste Termine, an denen wir unseren Kunden fertige Features und nächste mögliche Release-Kandidaten zeigen können. Dank der genauen Rollenverteilung können sich unsere Entwickler auf das Erreichen des Sprint-Forecasts konzentrieren, während das Projekt-Management, das bei uns die Rolle des Product Owners auf Projektbasis inne hat, sich auf den Kontakt mit dem Kunden fokussieren und Anforderungen analysieren kann. Unser Scrum Master passt bei allem auf, dass wir uns an die Vorgaben des Scrum Frameworks halten, aber auch genug Flexibilität in den Prozess bringen, um den Agenturalltag abzuhandeln. Gemeinsam kümmern wir uns um die Ausformulierung von User Storys und schätzen diese auf Story-Point-Basis.

 

Autorin: Nasra Kushkaki