Der Import von Dokumenten in die elektronische Akte (E-AKTE) der Bundesagentur für Arbeit (BA) basiert auf einer modernen, Cloud-native Architektur mit Technologien wie Quarkus, Apache Kafka und S3. Die Kommunikation erfolgt asynchron nach dem Request-Reply-Pattern: Jeder Teilnehmer, der Dokumente zum Import sendet, erhält als Antwort eine sogenannte Quittung.

Trotz der hohen Robustheit des Systems treten in der Praxis regelmäßig Supportanfragen auf wie „Wo ist die Quittung für meine Dokumente?“ oder „Könnt ihr die Quittung erneut senden?“. Die Beantwortung dieser Fragen erfordert in der Regel manuelle Recherche in verschiedenen Systemen und eine komplexe Interpretation der Datenlage.

Um diesen Prozess zu optimieren, wurde ein Proof of Concept (PoC) für den Einsatz eines KI-Agenten entwickelt. Dieser übernimmt automatisiert die Analyse der bestehenden Datenbasis und generiert darauf aufbauend präzise, verständliche Antworten für die Nutzer. Dadurch werden wiederkehrende, manuelle Aufwände erheblich reduziert und die betriebliche Effizienz gesteigert.

In diesem Vortrag wird der Anwendungsfall detailliert vorgestellt, die Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Entwicklung eines KI-Agenten bei der Bundesagentur für Arbeit erläutert und praxisnahe Erkenntnisse aus dem PoC geteilt